Przechowywanie dokumentacji pracowniczej zgodnie z prawem

Prawidłowe, zgodne z nakazami obowiązujących aktów prawnych przechowywanie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej (wszelkie dokumenty dotyczące nawiązania stosunków pracy z zatrudnionymi osobami) to bezwzględny obowiązek każdego pracodawcy. To, czym dokładnie jest dokumentacja pracownicza, określa Kodeks pracy, a konkretnie art. 94 pkt 9a tego aktu prawnego. Z kolei jej zakres precyzyjnie określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zadbaj o ochronę dokumentów

Konieczne jest stworzenie odpowiednich warunków, które skutecznie ochronią każdy dokument przed uszkodzeniem czy zniszczeniem. W przypadku klasycznej, papierowej dokumentacji to szczególnie wrażliwy temat. Kwestia dokumentacji elektronicznej jest zagadnieniem nadającym się na temat innego artykułu.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w odpowiednich warunkach to poważna sprawa, ponieważ jej zaniechanie grozi grzywną, której wysokość może wynosić od 1 000 do nawet 30 000 zł. Rzecz jasna reguł tych należy przestrzegać niezależnie od liczby zatrudnianych osób. Firma zatrudniająca tylko jedną osobę ma w tej materii identyczne obowiązki, co przedsiębiorstwo, w którym pracuje kilkaset osób.

Outsourcing archiwizacji

Oczywiście w tym drugim przypadku archiwizacja tak dużych ilości papierowych dokumentów jest trudniejsza i bardziej skomplikowana. Zdecydowanie bardziej opłaca się wówczas skorzystać z usług doświadczonej firmy, takiej jak na przykład Pika. Tak ważna materia wymaga wyjątkowego profesjonalizmu i odpowiedniego know-how, aby spełnić wszystkie wymogi formalne. W tym przypadku outsourcing usług w zakresie archiwizacji dokumentów to same korzyści.

O jakie konkretnie zalety chodzi? Przede wszystkim doświadczona firma specjalizująca się w dziedzinie archiwizacji gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów. Cała dokumentacja jest trzymana w nowoczesnym i wyspecjalizowanym archiwum spełniającym najwyższe standardy. O przechowywane w nim dokumenty dbają zaś profesjonalni i wyszkoleni pracownicy, wspomagani przez zaawansowane rozwiązania IT.

Outsourcing oznacza także oszczędność wielu zasobów, a konkretnie:

• powierzchni biurowej,
• czasu pracy,
• kadry.

Co więcej, wyspecjalizowana firma to także pewność, że żadna osoba postronna nie będzie miała dostępu do naszej dokumentacji pracowniczej. To szczególnie istotne biorąc pod uwagę znaczenie, jakie ma obecnie ochrona danych osobowych.

Podsumowanie

Aby efektywnie przechowywać, zabezpieczać i zarządzać gromadzoną w firmie dokumentacją pracowniczą, warto skorzystać z nowoczesnych rozwiązań. Dzięki outsourcingowi przedsiębiorstwo może zyskać bardzo wiele, w tym spore oszczędności. Bez wątpienia to dobry sposób, aby usprawnić działanie firmy, co pomoże skutecznie konkurować w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu rynkowym.